Training Implementing ISO in Office Document and Record Management adalah program training law business and management dari PT Gama Semesta Konsultindo. Training Implementing ISO in Office Document and Record Management diselenggarakan di Yogyakarta, Jakarta, Surabaya, Bandung, Semarang dan Bali.
Deskripsi Pelatihan / Training Implementing ISO in Office Document and Record Management
Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep office management dan filing system, dengan record management system dan implementasi dari document management system.
Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.
Penerapan office management digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional dan hasilnya pun jauh lebih efektif karena file dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.
Prosedur pengendalian dokumen, sebagaimana dijelaskan dalam ISO 9001:2008 klausul 4.2.3, mengatur tata cara perusahaan untuk :
- menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan,
- meninjau dokumen dan memutakhirkannya apabila diperlukan serta kemudian menyetujui ulang dokumen
- memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen diidentifikasikan,
- memastikan bahwa versi terkini dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaannya,
- memastikan bahwa dokumen selalu dapat dibaca dan mudah diidentifikasikan,
- memastikan bahwa dokumen eksternal diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan,
- mencegah penggunaan dokumen yang telah kadaluarsa secara tidak disengaja dan memberikan identifikasi yang sesuai pada dokumen tersebut apabila akan disimpan untuk maksud tertentu.
Selanjutnya, dikenal juga suatu bentuk dokumen khusus yang berisikan bukti-bukti objektif bahwa suatu proses atau kegiatan telah dilaksanakan. Dokumen ini disebut rekaman atau catatan (record). Sebagaimana halnya dengan dokumen, menurut persyaratan ISO 9001:2008 klausal 4.2.4, rekaman juga harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan efektivitas pelaksanaan dari SMM.
Tujuan Pelatihan / Training Implementing ISO in Office Document and Record Management
- Memahami fungsi dan peran kantor dalam organisasi
- Mampu mengelola informasi yan dibutuhkan oleh unit-unit lain
- Mampu menyimpan dan mengelola arsip (sistim filling) dengan baik
- Memahami pentingnya Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktifitas kantor
- Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system
- Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001
Materi Pelatihan / Training Implementing ISO in Office Document and Record Management
- Office Management Function
- Definisi Arsip / Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara / Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta / Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI
- Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
- Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip / Dokumen
- Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip / Dokumen Perusahaan
- Prosedure Filing System
- Langkah-Langkah Proses Filing
- Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
- Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing
- Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive )
- tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu
- Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen
- Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen
- Penjelasan tentang SOP Manajemen Kearsipan dan Contoh SOP-nya
- Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan
- Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system
- Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system
Peserta Pelatihan / Training Implementing ISO in Office Document and Record Management
Officer / pelaksana bank yang mengelola atau yang akan diarahkan menjadi pengelola kartu kredit
Instruktur Pelatihan / Training Implementing ISO in Office Document and Record Management
Drs. Z. Bambang Darmadi, M.M. dan Tim
Waktu dan Tempat Pelatihan / Training Implementing ISO in Office Document and Record Management
- 3 (hari) kerja, di Hotel berbintang Yogyakarta, Jakarta, Surabaya, Bandung, Semarang dan Bali
- Available untuk kelas kecil dan kelas besar
- Metode pelatihan dapat diselenggarakan secara online maupun offline
- Fasilitas : Modul, sertifikat, training kit, souvenir, lunch, 2x coffee break
